Sådan håndterer du pressen under et kongeligt besøg

Et kongeligt besøg er en stor ære, som tilfalder de færreste. Det er også en stor opgave. Hvad enten det er Dronningen, Kronprinsen, Kronprinsessen eller dem alle sammen på en gang, skal alt være perfekt og fungere upåklageligt.

Med mine tips og gode råd er du klædt godt på til at holde styr på pressen, håndtere fotografer og sikre, at dit kongelige besøg bliver en succes, som bliver godt omtalt i pressen.

God pressedækning gavner arrangøren, som eksponeres i de royale ugeblade, i lokalpressen og ganske ofte også i landsdækkende medier. Det er god og gratis omtale. Jeg har håndteret presse på seks kongelige besøg, og følger du mine råd, har du overskud til at koncentrere dig om din kongelige gæst.

Kongeligt besøg kræver en god presseplan

Kongehusets kommunikationsafdeling beder dig udpege en presseansvarlig, der skal stå for pressemeddelelse og styre pressen på dagen. Hoffet vil senest et par uger inden det kongelige besøg se den pressemeddelelse, som du agter at udsende.

Skriv derfor i god tid en fængende pressemeddelelse, der kort og præcist fortæller, hvem der kommer, og hvorfor I får kongeligt besøg.

Hoffets pressefolk er topprofessionelle og giver gerne gode råd til, hvilke oplysninger du skal huske af få med i pressemeddelelsen. Kongehuset offentliggør selv besøget på hoffets kalender nogle uger inden besøget, og jeg anbefaler, at du sender pressemeddelelsen ud, lidt før hoffet offentliggør besøget. På den måde trækker du hele pressens opmærksomhed.

Et stykke tid inden den royale gæst kommer, kigger den ledende livvagt forbi for som led i planlægningen af beredskabet. Det er vigtigt, at du har presseplanen klar og kan vise, hvor dine pressepools skal være, og hvilken vej du leder fotografer og journalister. Det er her din presseplan bliver testet, og er der problemer, kan du nå at korrigere.

Styr pressen med præcise anvisninger

Den pressemeddelelse du udsender skal angive pressens mødetid og de retningslinjer, der gælder på dagen. Den skal også indeholde navne på de personer, den kongelige gæst møder, og næsten vigtigst af alt en lille biografi over blomsterpigen.

Det skal de fremgå tydeligt, hvem pressen skal henvende sig til for at blive akkrediteret. Jeg plejer at sætte tilmeldingsfristen til mellem 48 og 24 timer før besøget finder sted. Jeg anbefaler, at du ikke fordeler pladserne før tilmeldingsfristen er udløbet. Du risikerer flere tilmeldinger, end der er pladser, og det er ærgerligt, hvis du må afvise landsdækkende TV, fordi du allerede har givet pladsen til et lokalt beboerblad.

Bed alle om at medbringe pressekort eller anden gyldig legitimation og bære det synligt.

Der skal være en detaljeret minutprogram for de dele af besøget, som pressen kan overvære og en beskrivelse af, hvor der er indrettet pressepools. Det skal fremgå, hvis der gælder særlige forhold. Som udgangspunkt skal du ikke invitere flere end der er plads til, men det kan hænde, at der er begrænset plads i en enkelt pressepool, og du skal fordele de få pladser der er. Du kan med fordel have afgjort valget på forhånd. Og husk. Det er dig, der bestemmer, hvem der får plads.

Sørg for at pressen møder senest en time, inden den kongelige gæst ankommer, så du kan gennemgå programmet, briefe om ændringer, gennemgå ruten og besigtige de pressepools, hvor pressen skal stå. Og jeg plejer at sige, at de skal være på plads ved indgangen 15 minutter før kortegen ankommer.

Hvad er en pressepool?

En pressepool er et tydeligt markeret område, hvor pressefolkene står. De indrettes efter

aftale med hoffet, som skal sige god for det. Antallet varierer. Hvis visittet er omfattende, kan der være mange. Der var fire pools da H.K.H. Kronprinsessen besøgte Svanevig Hospice. Da H.M. Dronningen fik sit portræt, malet af Lars Physant, overrakt på Nationalmuseet, var der kun en.

Sørg for, at pressen har godt udsyn til begivenhederne, og fotograferne har optimale forhold; de er ikke glade for modlys. Nogle gange hjælper det at lave et let forhøjet podie, hvis fotograferne skal skyde hen over hovederne på folk. Det gjorde vi, da H.M. Dronningen åbnede Nationalmuseets danefæudstilling.

Hjælp pressen til gode billeder

En god pressepool er et sted, hvor pressefotograferne får gode billeder, og hvor der sker noget. Ankomsten er altid oplagt. Da Kronprinsesse Mary besøgte Svanevig Hospice, sørgede vi også for en pool i hospicets kunstrum, hvor en kunstner, hvis mor havde været patient, udstillede værker. Der var en pressepool, da Kronprinsessen talte med en frivillig og en medarbejder; der var en pool, der hvor arrangørerne fortalte om deres arbejde, og pressen stod klar, da Kronprinsessen forlod stedet igen.

Den store udfordring er at få pressen rundt og på plads, uden at de forstyrrer besøget eller går i vejen. Man minder nogle gange om en cowboy, der driver kvægflokken rundt. Jeg har brugt bagtrapper og benyttet branddøre for at få pressen på plads til tiden i den næste pool. Det er derfor en god idé at have en makker, som kan hjælpe dig med at samle bagtroppen.

Kan pressen få en kongelig kommentar?

Pressen vil spørge, om de kan få en kommentar fra den kongelige gæst. Og svaret er:  det afgør den kongelige selv. Længere er den ikke. Journalisterne vil helt sikkert spørge og stikke mikrofonerne frem, når gæsten er på vej ud. Da Dronningen passerede journalisterne, efter hun åbnede Nationalmuseets udstilling, spurgte de høfligt, om hun havde en kommentar. Dronningen, stoppede op og fortalte begejstret om de ting, hun havde set. Det var en god dag for pressefolkene.

Livvagterne sørger diskret  for, at alt går korrekt til, og pressen ikke kommer for tæt på. De kongeliges livvagter fra PET har allerede før besøget nikket ja til presseplanen og ruten. På selve dagen ankommer den ledende livvagt i god tid før den kongelige kortege. Der har I lejlighed til igen at gå ruten igennem, og du kan informere om de justeringer, du har foretaget. Selv under besøget kan du være heldig, at livvagterne siger ja til at en spontan idé.

Livvagterne strækker sig langt for at give værten og pressen så frie hænder som muligt, men sikkerheden kommer altid i første række. Respekter derfor deres beslutning.

Hvis du følger min gode råd og tips, og gør du noget ud af planlægningen, så er du allerede godt på vej til med succes at styre pressen og medierne under et kongeligt besøg.

Du er også velkommen til at kontakte mig, hvis du har brug for min assistance til dit kongelige besøg. Du kan læse mere om de løsninger, jeg tilbyder.